Membuat Amplop Surat dengan Mail Merge di MS Word

Dengan fasilitas Mail merge yang ada di MS Word kita bisa membuat amplop surat dengan tujuan yang berbeda-beda dengan hanya sekali print. Kita tidak perlu melakukan Copy Paste yang berulang-ulang dan mengeditnya sesuai nama dan alamat tujuan amplop surat tersebut.
Nah untuk membuat Amplop surat dengan menggunakan fasilitas Mail Merge berikut ini caranya : 

Pertama kita membuat Dokumen masternya dulu.

Dokumen master ini adalah dokumen biasa yang nantinya akan kita masukkan data source kedalamnya. Kita akan membuat Amplop surat dengan data yang akan di masukkan berisi nama dan alamat surat.

Membuat data Source

Data source ini adalah data yang berisi nama dan alamat tujuan yang akan kita masukkan pada file Master. Berikut adalah cara membuat data source pada MS Word 2007.

1. Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih Type New List.
   
2. Setelah itu akan muncul kotak “New address list”. Pada kotak inilah kita bisa mengisikan data-data yang akan kita gabungkan dalam dokumen master yang kita buat sebelumnya.
3.  Klik Customize Columns untuk menambah, mengganti atau menghapus Field data.
4. Ganti Field Title dengan Field Nama dan Field First Name dengan Field Alamat. dengan cara pilih Title lalu Klik Rename
   
   
5. Langkah selanjutnya adalah memasukkan data-data nama dan alamat tujuan kedalam field nama dan alamat. dengan mengisi entry Nama dengan Nama orang yang akan dikirimkan dan entry alamat dengan alamat yang dituju. Untuk menambahkan entry Klik New Entry 
   
6. Jika sudah selesai memasukkan data-datanya, klik OK dan simpan Data tersebut.

Menggabungkan Data source kedalam Dokumen Master

Setelah kita membuat dokumen master dan data source maka langkah berikutnya adalah menggabungkan isi field yang kita buat tersebut kedalam dokumen master.
Berikut adalah langkah-langkahnya :

1. Pilih menu Mailings pada toolbar, setelah itu pilih Select Recipients, kali ini kita pilih Use Existing List,
2. Pilih Data Source yang di buat tadi, data tersebut berupa file MS Access dengan logo kunci dan ber-Extension .mdb. Lalu Klik Open.
   
   
3. Sekarang menu Insert Merge Field telah aktif. Tempatkan kursor di mana Field tersebut akan di letakkan. Klik Menu Insert Merge Field lalu pilih Nama untuk Field Nama dan Alamat untuk Field alamat.
   
4. Jika telah selesai maka hasilnya seperti gambar di bawah ini.
   

Klik tombol Preview Result yang ada pada menu mailings untuk melihat tampilan Print-nya.  Dan untuk memprint-nya Klik menu Finish & Merge

Semoga Bermanfaat....!!!